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Westtours-Reisen

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Business Trip

Erfolgreiche, komfortable Business Trips

Meetings in den USA, eine Konferenz in Italien, ein Vertragsabschluss in China... Business Trips können ganz schön aufregend, aber auch äußerst anstrengend sein! Um Ihre Geschäftsreisen so angenehm und erfolgreich wie möglich zu gestalten, haben wir Ihnen nachfolgend fünf wertvolle Tipps zusammengestellt. ...

Viel Spaß beim Lesen
Ihr Westtours Geschäftsreisen-Team

Ihr Business Trip: Zeit-Management, Organisieren, Buchen und mehr...

Für all diejenigen, die bereits mit beiden Beinen fest im Berufsleben stehen und die Karriereleiter einige Stufen hochgeklettert sind, sind Business Trips wohl nicht mehr so glamourös und aufregend wie noch zu Beginn Ihrer Karriere. Als Berufsanfänger haben Sie aber möglicherweise noch nicht so viel Erfahrung im Vielfliegen sammeln können. Auf Geschäftsreisen begeben Sie sich somit auf neues Terrain, stellen sich neuen Herausforderungen. Um Ihnen diese ersten Erfahrungen so angenehm wie möglich zu machen, haben wir Ihnen nachfolgend ein paar wertvolle Tipps und Hinweise zusammengestellt. Hier eine kurze Übersicht davon:
 
  • Fittness & Erholung
  • Ordnung ist alles
  • Zeit maximieren
  • Klare Messages & Ziele
  • In Erinnerung bleiben
  • Fettnäpfchen vermeiden!

1. Auf Ihrem Business Trip auf Fitness & Erholung achten

Machen Sie realistische Pläne: Nach einem 11-Stunden Flug über mehrere Zeitzonen hinweg werden Sie wohl noch fit für ein paar Meetings am Morgen oder ein Business-Lunch am Mittag sein. Gegen Abend wird bei Ihnen jedoch höchstwahrscheinlich große Müdigkeit einsetzen, was meist auch mit dem Verlust der Konzentration einhergeht. Planen Sie Ihre Meetings also strategisch und gönnen Sie sich selbst ein paar Stunden erholenden Schlaf, um am nächsten Tag wieder fit und motiviert agieren zu können.
 
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2. Ordnung ist alles: Terminkalender, Arbeit und Geschäftspartner immer Up-to-Date!


Planung Business Trip
 
Jedes Meeting, jedes Dinner und jeder Business-Lunch sollte in Ihrem Kalender vermerkt sein. Tragen Sie ruhig auch Pausen ein, damit Sie stets einen Überblick über Ihre Zeit behalten. Insbesondere auf Geschäftsreisen ist Zeit ein knappes Gut, wohlüberlegtes Zeit-Management ist daher von höchster Priorität.
 
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Als Allererstes: Strom genug!

Modernes Zeitmanagement erfolgt heutzutage meist elektronisch. Sorgen Sie daher auf Ihren Business Trips dafür, dass Smartphone, Laptop & Co. immer Strom genug haben. Ob im Zug zum Flughafen oder in der Lounge Ihrer Airline – nutzen Sie vorhandene Steckdosen und Plug-Ins, um Ihre Geräte aufzuladen. So können Sie während des Fluges entspannt daran arbeiten, ohne sich Sorge über die verbleibende Akkuzeit zu machen.


Behalten Sie auch Ihre (liegengebliebene) Arbeit im Büro im Überblick!

Auf Ihrem Business Trip bleibt die Welt leider nicht stehen und in Ihrem Büro laufen Berufsalltag und Geschäft weiter. Je nachdem wie lange Sie unterwegs sind, ist es also äußerst ratsam, die Arbeit im Büro auch während Ihrer Reise nicht aus dem Auge zu verlieren und ggf. wichtige Aufgaben an Kollegen oder Mitarbeiter zu delegieren. Kennen Sie bereits unseren "Video Conferencing" Service? Fragen Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter!


Pflegen Sie weiterhin Ihre wichtigen Kontakte!

Auch wenn Sie viel unterwegs sind und die meiste Zeit in Hotelbetten schlafen, pflegen Sie Ihre geschäftlichen Kontakte und greifen Sie zum Telefon. Persönlicher Kontakt zu Mitarbeitern und Kollegen (auch über Telefon) ist oftmals hilfreicher als jede E-Mail. Nutzen Sie ausgedehnte Business Trips also nicht als Entschuldigung für etwaige Versäumnisse.
 
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3. Maximieren Sie Ihre Zeit!

Wie bereits erwähnt – Zeit ist auf Geschäftsreisen extrem kostbar. Damit Sie diese optimal nutzen können, sollten Sie sich für Flug- und Reisezeiten kleine Routinen schaffen, in denen Sie beispielsweise Dinge erledigen, zu denen Sie zwischen all den Meetings gar nicht kommen. Ob E-Mail- oder Desktop-Management – WiFi ist mittlerweile fast überall verfügbar. Wichtige Dokumente können Sie außerdem problemlos vor dem Boarding herunterladen und beispielsweise während des Flugs noch einmal genauer anschauen.


Nutzen Sie (zeitliche) Abkürzungen

Es gibt viele kleine Tipps, um wertvolle Zeit am Flughafen zu sparen. Online-Check-In, Priority-Boarding… auch die Online-Anmeldung von etwaigem Übergepäck (z.B. als Messeaussteller) kann Ihnen viel Zeit, Stress und Ärger am Flughafen sparen. Unsere Experten helfen Ihnen hier gerne weiter. Wir kümmern uns um die Planung und Buchung Ihres reibungslosen Business Trips.


Nutzen Sie Ihre Aus- und Zwischenzeiten sinnvoll

Insbesondere Fernstreckenflüge laden dazu ein, die Zeit an Bord sinnvoll zu gestalten. Ob mit Smartphone, Tablet oder Laptop – an Bord eines Airbus A380 finden Sie gewiss endlich ein wenig Zeit und Ruhe, um kleine Dinge zu organisieren oder aufgeschobene E-Mails zu beantworten. Wenn Sie tatsächlich aber auch ein wenig Ruhe und Entspannung brauchen, dann gönnen Sie sich diese auch. Je entspannter und ausgeschlafener Sie am Zielort ankommen, desto größer Ihr Erfolg.

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4. Erfolgreiche Business Trips brauchen klare Messages und Ziele!

Um Beziehungen zu ausländischen Partnern zu pflegen, ein neues Produkt oder Ihre Dienstleistung anzubieten oder einen Vertrag abzuschließen... mit ziemlich hoher Wahrscheinlichkeit geht es auf Ihrer Geschäftsreise im Groben darum, etwas zu verkaufen. Ihre Geschäftspartner werden zugleich öfters mit Pitches konfrontiert sein. Es ist also überaus wichtig, eine kurze und klare, wohl strukturierte Message vorzubereiten. Worum geht es bei dieser Reise? Was ist Ihr Auftrag? Welches sind Ihre stärksten und wichtigsten Argumente? Wenn Sie Ihren Geschäftspartner in 30 Sekunden überzeugen könne, gut so! Achten Sie außerdem auf eine klare und verständliche Sprache und Konzepte! Insbesondere im internationalen Austausch sind eindeutige Aussagen besonders erstrebenswert, um etwaigen Missverständnissen vorzubeugen.
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5. Bleiben Sie in Erinnerung Ihrer Geschäftspartner!

Business Trip - Seien Sie einzigartig

©Bild: Flickr, "Different", Village9991, (cc by 2.0)

Auf Business Trips reihen sich meist viele Meetings aneinander, mitunter werden Sie zwischendurch müde, Ihre Konzentration lässt nach oder einige Passagen sind einfach schlichtweg langweilig. Das ist ganz natürlich und ergeht wohl den meisten Beteiligten so. Dennoch oder vielleicht auch gerade deshalb ist es aber so wichtig, aus der Menge hervorzustechen ohne negativ aufzufallen. Je nach Branche kann da schon die Kleidung der richtige Schritt sein. Tragen Sie doch beispielsweise mal Fliege statt Krawatte, eine feine bunte Hose oder hübsch gemusterte Socken. Ein eigener (der Branche angemessener) Stil hilft, nicht in der grauen Anzugsmasse unterzugehen und anderen Menschen eher im Gedächtnis zu bleiben.

Auf Ihrem Business Trip ist gute Vorbereitung die halbe Miete!

Bevor Sie sich auf den Weg begeben, sollten Sie alle wichtigen Details über Ihre Geschäftspartner kennen und entsprechende Dokumente vorbereitet haben. So zeigen Sie Ihren Partnern, dass Sie sich vorab Zeit genommen haben und das Treffen schätzen.


6. Richtiges Benehmen beobachten und nachahmen… ‚Fettnäpfchen‘ vermeiden!

Eine aller letzte Empfehlung für Ihren Business Trip: Beobachten Sie Ihre Umgebung und lassen Sie sich von den Routinen und Gewohnheiten anderer Menschen inspirieren. Sollte man beispielsweise eine 30-Minuten-Regel für Meetings einführen? Oder könnte man informelle Meetings auch im Stehen oder gar auf dem Weg von A nach B abhalten? Halten Sie Augen und Ohren offen und überdenken Sie auch mal eigene Regeln und Gewohnheiten.

Leider schon häufig beobachtet – Business Trips neigen dazu, bei manchen Kollegen bedenkenswerte Verhaltensweisen hervorzurufen. Insbesondere Messen und Konferenzen finden häufig an spannenden Orten statt, wo man abends gerne noch mal einen Drink in einer Bar zu sich nimmt, um auch etwas von der Stadt zu erleben oder um auf erbrachte Erfolge anzustoßen. Der wichtigste Hinweis jedoch: Schlagen Sie nicht über die Strenge. Was sich nicht schon als peinliche Situation am Abend entblößt, rächt sich spätestens am nächsten Morgen mit üblen Symptomen äußerst unangenehm, egal ob die nächsten Meetings oder der Rückflug anstehen.
 
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Eine besondere Empfehlung: Bei den Experten buchen

Auf den ersten Blick stellen Business Trips eine aufregende und willkommene Abwechslung zum beruflichen Alltag dar. In vielen Fällen gehen derartige Reisen aber auch mit besonders viel Stress einher. Zeitdruck, konstante Anrufe aus dem Büro, Sorge um den Vertragsabschluss, usw. Sie haben bestimmt einiges, worum Sie sich kümmern müssen. Um etwas allerdings nicht... die reibungslose Organisation und Buchung Ihrer Reisen können Sie unseren Experten überlassen!

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